ייעוץ ארגוני





טיפים לעמידה מול קבוצה

יום ראשון, יולי 11, 2010 @ 02:07 PM Author: shayaadmin

כתבה: אלינור שרגאי, מנכ"לית "שאיה".

עמידה מול קבוצה יכולה לגרום לרבים מאיתנו קצת לצאת מאיזון. כך, למרות שהמסר שברצוננו להעביר ברור לנו, לעיתים הלשון מתבלבלת, הלסתות ננעלות והמסר נעלם בתוך סבך של מילים. לעיתים מדובר באפקט של חרדת קהל קלה, אך לא בהכרח. הכנה מקדימה לפני העברת המסר הינה נחוצה גם כאשר העברת מסר בפני קהל רב הינה עבורנו דבר של מה בכך. ההכנה נדרשת גם כאשר מדובר בהעברת מסר לקבוצה קטנה יחסית – כמו במקרים של ישיבות צוות.
להל"ן ריכוז של מספר טיפים לשיפור אפקטיביות בהעברת מסר לקבוצה:

1. סדר ואירגון בראשי פרקים -
חוסר אירגון הינו הגורם הראשון במעלה לעצבנות. כדאי להגיע מוכנים כאשר הדברים מאורגנים וברורים בראשי פרקים עיקריים – כך כשיש כותרות עיקריות, יש לי עמוד שידרה עליו אוכל להישען במשך ההדרכה. כמו כן, ניתן להדפיס את ראשי הפרקים על דף אשר בו תוכלו להעזר במשך ההדרכה, או להשתמש בכרטיסיות עם ראשי הפרקים. מאוד חשוב שראשי הפרקים יכילו מילות מפתח שיבלטו לעין כך שתוכלו להציץ במהירות בזמן ההדרכה ולהיזכר בנושאים חשובים אותם ברצונכם להעביר. אין פסול בלהציץ בכתב אחת לכמה זמן – בתנאי שלא מקריאים מן הדף.
חשוב בנוסף לתכנון הנושאים להגדיר זמן מתוכנן לכל חלק של ההדרכה, כך תוכלו לנהל את הזמן בצורה אפקטיבית בזמן ההדרכה.

2. הרצת 'סנריו' בדמיון -
נסו לדמיין כיצד יראה המפגש עם הקבוצה, מה תאמר בחלקים שונים שלה וכיצד. הכינו לעצמכם כמה "סנריו" אפשריים במחשבה (הקפידו על הרצת תסריטים חיוביים), כך תרגישו בטוחים יותר בתחילת המפגש. לצד התסריטיים החיוביים אשר בהחלט יובילו במרבית מהמקרים ל"דמיון אשר יוצר מציאות", יש לנסות ולדמיין התנגדויות אפשריות ודרכי התמודדות בהם תרצו לנקוט.

3. התאמנו בבית -
אין כל בושה להתאמן מול חבר טוב או בן משפחה בטרם הגעתך להדרכה. עשו זאת עם מישהו שהינכם סומכים עליו ועל יכולתו לתת לכם פידבק אמין. ניתן להתאמן גם מול המראה – כך תוכלו לבחון את שפת הגוף שלכם, טון הדיבור וכד'. אל תשכחו גם במקרה זה לסיים בפידבק לעצמכם.

4. אל תשכחו לנשום –
נשימה מסייעת לנו להרגיע את הדופק, וכך לחשוב יותר בבהירות. לכן במידה והינכם חשים בלחץ לפני פתיחת הסדנא קחו מספר נשימות עמוקות. במידה והלחץ והחשש הינם במידה שהיא מעבר לסביר וגורמים לכם לחוסר נעימות (הזעה, דופק מואץ וכיוצ') הקדישו את הזמן שלפני ההדרכה להרגעה ועשו דברים אשר גורמים לכם לתחושה טובה. במידת האפשר נסו לשלב פעילות גופנית כלשהי אשר פורקת מתח (אפילו הליכה מסביב לבניין). במקרים חריפים יותר של חרדת קהל ניתן גם לקחת טיפות טבעיות להרגעה אשר ניתן לרכוש בכל בית טבע או בית מרקחת.

5. תזוזה -
בעת ההדרכה לעיתים הננו כל כך ממוקדים בהעברת המסר, כך שאנו שוכחים לנוע ולהשתמש בשפת הגוף שלנו. שפת הגוף שלנו משדרת את תחושתינו, ובאמצעות מודעות אנו יכולים לשלוט בשפת הגוף ולשדר ביטחון לקהל המאזין.
לפיכך, הקפידו להשתמש בידיים על מנת להמחיש את הנאמר, לשמור על קשר עין עם כלל המשתתפים ולנוע בחדר בצורה נינוחה וחופשית. התקרבות אל הקהל יכולה ליצור תחושת אינטימיות.

6. טון דיבור -
הקפידו בזמן העברת המסר לקבוצה לעלות מדי פעם במעט את טון הדיבור על מנת להדגיש דברים מסויימים. אנשים מאבדים עניין מהר יחסית וקשה להתרכז לאורך זמן, על כן מעביר המסר צריך להיות מעניין ודינמי גם בטון הדיבור שלו.

7. שלבו הומור בדבריכם-
שימוש בהומור הינו אמצעי חשוב ביותר במהלך ההדרכה. באמצעות הומור הננו מייצרים אווירה נעימה וזורמת, ולקהל היעד הרבה יותר קל להישאר קשוב ולקלוט את המסר שמועבר אליו.
גם מנחים מנוסים מאוד מכינים מבעוד מועד מספר בדיחות ואנקדוטות פיקנטיות אותם הם משלבים במהלך ההדרכה.

8. השתמשו במצגת ברורה ותמציתית -
הקפד לנסח משפטים קצרים וברורים במצגת – לא יותר מ 6 שורות בכל שקף.
כמו כן בזמן העברת המצגת הימנעו מהקראת הדברים באופן שוטף מהמצגת, והקפידו להסביר כל משפט שהינכם אומרים תוך הפניית שאלות לקהל או מתן דוגמאות פיקנטיות ומעניינות.

9. אל תשכחו, אתם לא לבד -
זכרו כי לקהל יש מחשבות ורגשות אשר מתעוררים במהלך המסר אותו הנכם מעבירים. הקפידו להקצות זמן לשאלות וצרו תחושה כי לגיטימי לשאול שאלות או להציף דעות / רעיונות. אין הדבר אומר כי עלינו כמנחים לענות על כל שאלה – לעיתים נעדיף לענות על השאלה בסוף חלק מסויים של המצגת. באופן טבעי ישנן שאלות שלא תהיה לנו עליהן תשובה, ואין בכל כל בושה. במקרים מעין אלו ניתן להפנות את השאלה חזרה לקבוצה ולנסות לעורר דיון ממנו גם אני אלמד כמנחה, או לומר כי אינך יודע את התשובה אבל תשמח לברר וליידע אותם בכך בהמשך.

10. שלב שאלות גם במשך דברייך-
סימני שאלה תמיד גורמים לנו לחשוב…גם אם השאלה היא היפוטתית בלבד, זה עדיין גורם לנו להפעיל את גלגלי המוח. השתמש בטכניקה זו במהלך ההדרכה, ונסח את אמירותייך בצורה של שאלה – כך נשמור על עירנות המשתתפים לאורך זמן.

לסיכום, לתכנון ההדרכה חלק חשוב בהצלחתה. כמו כן, חשוב לזכור במהלך ההדרכה מה הייתי רוצה שיגיד הקהל בסופה? עם אלו תובנות יצאו? עם אלו תחושות? – כל עוד אזכור דברים אלו במהלך ההדרכה ואפעל על פיהם, כך דבריי יהיו ברורים יותר, והתוצאה תהיה בהתאם.

כתבה, אלינור שרגאי, מנכ"לית חברת "שאיה", www.shaya.org.il