ייעוץ ארגוני





שותפים למשבר – קיצוץ בעלויות

יום ראשון, יולי 11, 2010 @ 02:07 PM Author: webmaster

העובדים שותפים למשבר – וגם לפתרון

11:03 | 05.12.2008 מאת עידו סולומון (לכתבה המקורית בדה מרקר)

לפני כמה שבועות כינס יורם דמבינסקי, מנכ"ל משרד הפרסום JWT ישראל, את כל 60 עובדיו לשיחה על "המצב". אלא שלהבדיל מעשרות שיחות דומות שערכו מנהלים עם עובדיהם במשק הישראלי בתקופה האחרונה, המסר בפיו של דמבינסקי לא כלל הודעה על פיטורים ואפילו לא קיצוץ בשכר העובדים.

המטרה המוצהרת של השיחה היתה הרגעת הרוחות. השיטה: גיוס העובדים לחשיבה משותפת על דרכים לחיסכון, התייעלות ושיפור ביצועי המשרד. "היה לי ברור שהעובדים חוששים", אומר דמבינסקי. "כולם קוראים עיתונים ומבינים את השלכות המשבר הפיננסי על התחום שלנו. לכן, הדבר הראשון שחשוב היה לי ליישם הוא השיתוף, והדבר השני היה לייצר סיטואציה שבה אין ישיבות הנהלה בחדר סגור שבהן נקבעים גורלות אלא להבהיר שהגורל תלוי בכולנו.

"אף פעם לא היינו משרד פזרני אבל המסר היה שעכשיו כולם צריכים לבדוק איך מתייעלים".

ב-JWT חולקו העובדים לשמונה קבוצות עבודה, שהתמקדו בשלושה נושאים עיקריים: פעילות לחיסכון; שיפור התפוקה תחת הכותרת הרחבה ללא התרחבות; ותחום פעילות שלישי, שקיבל את הכינוי "לתת יותר לקבל יותר", שמטרתו מציאת דרכים להעניק ללקוחות קיימים ערך מוסף שלא קיבלו בעבר. לכל קבוצה מונה מנהל מתוך עובדי המשרד, שתפקידו ריכוז הפעילות, בדיקת מידת ישימותו בשטח ופיקוח על ביצוע הרעיונות.

העובדים נרתמו לפרויקט בהתלהבות. גם הם מבינים כי ככל שהמשבר הפיננסי הולך ומחלחל גם לחברות ישראליות ומכריח את ההנהלות לנקוט בצעדים להתמודדות עם השלכותיו – כך מתבהרת גם מורכבותו הרבה.

הפעילות של JWT מערערת על נקודת המוצא השגורה, לכאורה, ולפיה הדרך הפשוטה לצמצום והתייעלות היא פיטורי עובדים וקיצוצים בשכר. אלא שגם במשרדים נוספים מבינים כיום כי אין די בפיטורים כדי להתמודד עם השלכות נוספות של הליכי הקיצוצים, כמו תחושות קשות של עובדים, החשש לעתידם ותחושת השיתוק שמשתלטת לעתים על מי שמרגיש שמקום עבודתו נתון בסכנה.

העלאת המורל ושותפות גורל

בין אם מדובר בחברה גדולה או קטנה, המסר של החברות שמחפשות חלופות לפיטורי עובדים הוא אחיד: יש לשתף את העובדים בחיפוש פתרונות למשבר, ובכך ניתן לתרום לחיזוק החברה.

ואולם, בעוד צעדי שיתוף מסוג זה עשויים להיתפש על ידי הציבור כמהלך יחצ"ני – הרי שמדובר, כך נראה, ביוזמה אמיתית של לא מעט משרדים, שגם אם לא תביא לחיסכון אדיר במשאבים, תסייע להעלאת המורל של העובדים וליצירת תחושת שותפות גורל בהתמודדות מול הקשיים שמזמן המצב.

רינת קרן הרמן, בעלת חברת MIND לייעוץ ארגוני, סבורה כי שיתוף העובדים בהתמודדות עם המשבר היא שיטה שבהכרח תניב תוצאות. לדבריה, "האפקט המיידי של פעולת השיתוף תהיה שמירה על האנשים והגברת הנאמנות שלהם דווקא במצב משברי. במקום שיחששו מפיטורים ויתחילו לחפש את עצמם במקומות אחרים, הם יהיו יותר מחויבים לחברה ולהתמודדות שלה עם המצב".

עוד טוענת קרן הרמן כי "כשהעובדים הם אלה שמעלים את הצעות הייעול זה מקל על האנשים לשאת בנטל. רעיונות של אנשים הם כמו הילדים שלהם, כולם מאוהבים בהם. אם הבאת הצעה לייעול אתה מחויב אליה".

כדוגמה, היא מספרת על בעלי חברת ייעוץ, שהחליט לוותר על שירותיה של חברת ניקיון ובעצה אחת עם העובדים, סיכם על חלוקת נטל הניקיון בין כולם. "ברגע שאתה משתף את העובדים ביצירת הפתרון לבעיה, הדבר נתפש כאקט של מנהיגות ויצירתיות, שיביא לכך שאנשים ילכו אחריך באש ובמים. כך תוכל לדרוש מהעובדים לעשות דברים, גם אם הם מחוץ להגדרת התפקיד שלהם. כשהמשק נכנס למיתון גם הצעות טריוויאליות לכאורה הן בעלות ערך חינוכי וחסכוני".

לא כיבית את המזגן? תביא עוגה

משרד הפרסום התל אביבי JWT, הוא רק אחד מיני כמה חברות שבחרו בשיתוף העובדים כפתרון, ולו זמני, בהתמודדות עם המשבר. כך למשל, בחברת התקשורת מירס, המונה כאלף עובדים, החליטו על שיטת פעולה דומה המכונה "טיפ ועוד טיפה". ואולם אצלם, במקום לחלק את העובדים לקבוצות, הם יצאו בקמפיין פנימי באתר החברה שקרא לעובדים להעלות הצעות לייעול, שיפור וחיסכון, כאשר מציעי ההצעות הטובות יזכו פרסים – למשל, 10% מערך החיסכון של ההצעה או כרטיסים לקולנוע.

לצורך הדיון בהצעות הוקמה בחברה ועדה המורכבת מנציגי כל מחלקות החברה ואחת לשבוע מתכנסת הוועדה ודנה בהצעות שנוספו. עד כה, מספרים במירס, התקבלו כ-150 הצעות. במהלך דצמבר מתוכננת ישיבה עם הנהלת החברה, שבה ידונו בהצעות הנבחרות ויבחנו את הדרכים שמאפשרות את יישומן.

ירון הורוביץ, סמנכ"ל שירות לקוחות במירס: "משמעות הכותרת היא פנייה לעובד – אך שלא רק יתן טיפ לחברה, שזה קל וקצר, אלא שיתאמץ עוד טיפה לפעול למימוש הרעיון עצמו. יש בכך משום חיזוק לרצינות הכוונה של הארגון לעשות שינוי כתוצאה מטיפ טוב שניתן לה".

בין הרעיונות שעליהם חשבו עובדי מירס: משלוח הודעות SMS לעובדי החברה על עדכון תעריפי הדלק על מנת לאפשר לעובדים לתדלק לפני עליית מחירים צפויה; מעבר לספלים במקום כוסות חד פעמיות; עבודה מהבית, שתביא לחיסכון בדלק וחשמל; הדפסה דו-צדדית, חיסכון בחשמל ובמים וצמצום יזום בנושאי רווחה (ארוחות, סעיף מתנות, שטיפת רכבים, נסיעה משותפת ברכב).

גם הפרסומאים ב-JWT חיפשו כל דרך לחיסכון והעלו מגוון רעיונות כמו מינוי סדרן פגישות שידאג שכאשר העובדים צריכים להיפגש עם לקוחות מחוץ למשרד הם יעשו זאת ברכב אחד; רכישת נייר זול יותר לפעילות תוך משרדית; הקפדה על כיבוי מזגנים ומחשבים בסוף יום העבודה ומתן עונשים חינוכיים לעובדים שלא יקפיד על הנהלים, כמו למשל לבקש מהם להביא למשרד עוגה מהבית.

כמו כן, הציעו העובדים להרחיב את מעגל השירותים המוענקים ללקוחות והפצת ניוזלטר שבועי בין לקוחות המשרד, שיעדכן אותם בפעילויות מעניינות של לקוחותיהם הקשורים למשבר, ועל ידי כך ליצור מעין מאגר מידע משותף לפתרונות יציאה מהמשבר.

לא רצינו להנחית הוראות מלמעלה

השאלה עד כמה צעדים אלו יביאו לחיסכון והתייעלות עדיין תלויה ועומדת, אך לדברי דמבינסקי, הרעיונות עצמם הם כבר בבחינת הישג.

"לא היתה בעיה להוציא הוראת מנכ"ל לגבי חלק מההצעות ולהנחית את ההנחיות מלמעלה. אלא שחשבנו שלא זו הדרך", הוא אומר. "בעיני, הדבר הנכון לעשות הוא לשתף את העובדים ולגייסם למען המטרה המשותפת. חלק מהרעיונות כבר יושמו ואחרים עדיין נמצאים בתהליך בדיקה".

גם במירס מרוצים. "המשמעות הארגונית של המהלך היא יצירת תחושת שותפות להשגת מטרות החברה", אומרת רחלי מרום, סמנכ"ל תקשורת ופרויקטים אסטרטגיים. "יש תחושה משותפת של נחיצות כי זהו צו השעה. יצרנו פלטפורמה שאמורה להשיג פרודוקטיוויות ושיתוף פעולה מצד העובדים. לא התכוונו לחפש הברקות או פרויקטים חדשים, אלא דברים פשוטים, האפשריים ליישום".

לכתבה המקורית